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Esta herramienta tiene carácter exclusivamente orientativo y no constituye asesoramiento financiero, fiscal ni jurídico. Los resultados son estimaciones basadas en los datos introducidos y pueden no reflejar tu situación real.
La fiscalidad y las decisiones financieras de alto impacto requieren la intervención de un profesional cualificado (asesor fiscal, gestor, abogado o entidad financiera regulada).
TÚ ERES RESPONSABLE de verificar esta información con un profesional antes de tomar cualquier decisión. meskeIA no ejerce actividades reguladas y no se responsabiliza de las consecuencias derivadas del uso de esta herramienta.
30/6/2026
Tipos de factura, obligaciones legales, casos de uso y errores que evitar
Elegir el tipo de factura incorrecto puede costarte sanciones de 150–6.000 €. Esta tabla te ayuda a identificar qué configuración necesitas según tu situación real.
| Tipo de factura | IVA aplicable | Retención IRPF | Cuándo usarla | Ejemplo práctico | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
| Estándar (con IVA) | 21% / 10% / 4% | ❌ No aplica | Autónomo o empresa → cliente español | Venta de productos, servicios técnicos, consultoría a particulares | Mayoría de autónomos y SLs |
| Con IVA + retención IRPF | 21% | ✅ 15% (7% nuevos) | Autónomo profesional → empresa/autónomo español | Diseñador web, consultor, abogado que factura a empresa | Autónomos con actividad profesional |
| Exenta de IVA | 0% (exenta) | Depende actividad | Actividades exentas por Ley del IVA (art. 20 LIVA) | Formación reglada, servicios sanitarios, actividades financieras | Educadores, médicos, aseguradoras |
| Intracomunitaria (UE) | 0% inversión sujeto pasivo | ❌ No aplica | B2B entre países de la UE (cliente con VAT number) | Servicios de software a empresa alemana con DE123456789 | Freelances y empresas con clientes europeos |
| Exportación (fuera UE) | 0% (exportación) | ❌ No aplica | Cliente en país no perteneciente a la UE | SaaS vendido a empresa de EE.UU. o cliente en Japón | Empresas con clientes globales |
| Factura rectificativa | La del original | La del original | Corrección de errores en factura ya emitida | Error en el importe, datos del cliente o IVA aplicado | Cualquier emisor que deba corregir |
| Factura simplificada (ticket) | 21% / 10% / 4% | ❌ No aplica | Venta directa al público (B2C) en comercio minorista | Tienda física, restaurante, bar con TPV | Comercios minoristas al público |
Situación: Desarrollador web autónomo. Factura 2.500 € a empresa española.
Base: 2.500 € | IVA 21%: +525 € | IRPF 15%: -375 € | TOTAL: 2.650 €Clave: El cliente ingresa 2.650 € y retiene 375 € que ingresa a Hacienda en tu nombre. Tú los recuperas (o no) en la declaración anual de IRPF.
Situación: SL de marketing factura 8.000 € a otra empresa.
Base: 8.000 € | IVA 21%: +1.680 € | IRPF: N/A | TOTAL: 9.680 €Clave: Las sociedades no tienen retención IRPF. El IVA cobrado lo declaras en modelo 303 trimestral y lo compensas con el IVA soportado de tus gastos.
Situación: Consultora española factura 3.000 € a empresa francesa (VAT: FR12345).
Base: 3.000 € | IVA: 0% (inversión sujeto pasivo) | TOTAL: 3.000 €Clave: Incluye en notas: "Operación exenta IVA — art. 69 y 70 LIVA. Inversión del sujeto pasivo." Declara en modelo 349 (operaciones intracomunitarias).
Situación: Profesor que da cursos de formación continua a una empresa.
Base: 1.200 € | IVA: 0% (exento art. 20 LIVA) | TOTAL: 1.200 €Clave: La formación para el empleo y la enseñanza reglada están exentas de IVA. Consulta con tu gestor si tu actividad específica cumple los requisitos del artículo 20.1.9 LIVA.
Situación: Diseñadora dada de alta hace 6 meses. Factura 1.500 € a empresa.
Base: 1.500 € | IVA 21%: +315 € | IRPF 7%: -105 € | TOTAL: 1.710 €Clave: El tipo reducido del 7% aplica el año de alta y los dos siguientes. Comunícaselo al cliente y haz constar en la factura: "IRPF reducido 7% — nuevo autónomo (art. 95.1 RIRPF)".
Situación: Tienda online vende producto físico a cliente particular por 89,99 €.
Base: 74,37 € | IVA 21%: 15,62 € | TOTAL: 89,99 €Clave: Los clientes particulares no retienen IRPF. Para UE puedes emitir factura simplificada (ticket) salvo que el cliente la solicite completa. En ventas digitales B2C UE, aplica IVA del país del comprador si superas 10.000 € anuales.
La retención IRPF la aplicas cuando eres autónomo con actividad profesional (o artística/deportiva) y facturas a una empresa o autónomo español obligado a retener. Si tu cliente es un particular, nunca aplica retención. Si tu cliente es una empresa extranjera, tampoco. Las sociedades limitadas (SL, SA) tampoco retienen en sus facturas, solo los autónomos en actividades profesionales.
💡 Regla práctica: Si tu cliente tiene CIF (empresa) y eres autónomo con actividad profesional = aplica retención. Si tiene DNI (particular) o es empresa extranjera = sin retención.
Una factura incompleta puede ser rechazada por el cliente para deducir el IVA, y Hacienda puede imponer sanciones entre 150 € y 600 € por cada factura incorrecta (art. 201 LGT). Los datos obligatorios son: número correlativo, fecha, datos del emisor y receptor (nombre + NIF/CIF + domicilio), descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total. Si el receptor es persona jurídica, también su domicilio.
💡 Tip: El generador de meskeIA incluye automáticamente todos los campos obligatorios según la normativa española (RD 1619/2012).
Nunca modifiques una factura ya entregada. Hacerlo es falsificación de documento mercantil. La solución correcta es emitir una factura rectificativa que: haga referencia al número y fecha de la factura original, indique el motivo de la rectificación, y corrija los datos erróneos. La factura rectificativa lleva su propio número correlativo en la serie de rectificativas (ej: R-001, R-002...).
💡 Tip: Puedes emitir facturas rectificativas tanto para corregir errores como para emitir abonos (cuando devuelves dinero al cliente).
La numeración correlativa significa que las facturas deben emitirse en orden secuencial sin saltos ni repeticiones (2024-001, 2024-002, 2024-003...). Hacienda considera un salto en la numeración como indicio de facturas ocultas. Puedes usar prefijos anuales (2025-001) o reiniciar la numeración cada ejercicio fiscal. Si detectas un salto, consúltalo con tu asesor antes de la próxima declaración.
💡 Tip: Puedes tener series distintas para distintos tipos de facturas (ej: serie A para nacionales, serie E para exportación, serie R para rectificativas).
Mínimo 4 años según la Ley General Tributaria (prescripción tributaria). Sin embargo, el Código de Comercio exige 6 años para documentos contables. La recomendación práctica es guardar todo durante 6 años. Si tienes pérdidas que compensar en ejercicios futuros, conserva la documentación hasta que se hayan compensado completamente.
💡 Tip: Desde el 1 de julio de 2025, la obligación de factura electrónica (Ley Crea y Crece) se está implementando gradualmente. Prepárate para adoptar software certificado.
Sí, es práctica habitual y recomendable incluir el IBAN en la factura para facilitar el pago. No es dato obligatorio según el reglamento de facturación, pero sí muy práctico. Asegúrate de indicar también el plazo de pago acordado. La Ley de Morosidad (Ley 3/2004) establece un plazo máximo de 30 días para empresas y 60 días para Administraciones Públicas.
💡 Tip: Si el cliente tarda en pagar, puedes añadir intereses de demora (el tipo legal del dinero + 8 puntos para operaciones comerciales B2B).
La factura simplificada (ticket) puede emitirse cuando el destinatario es un particular o el importe es inferior a 400 € IVA incluido. No es necesario indicar los datos del receptor. Los comercios con autorización especial pueden usar tickets hasta 3.000 €. La factura ordinaria completa es obligatoria cuando el destinatario es una empresa o cuando supera los umbrales anteriores.
💡 Regla: Si el cliente va a deducirse el IVA, necesita sí o sí una factura ordinaria completa con sus datos.
La factura electrónica es una factura emitida y recibida en formato digital estructurado (XML, Facturae) con garantías de autenticidad e integridad. Ya es obligatoria para facturar a la Administración Públicadesde 2015. Para el sector privado, la Ley "Crea y Crece" (Ley 18/2022) la hará obligatoria para empresas con facturación >8M€ en 2025 y para el resto (incluidos autónomos) en 2026.
💡 Anticípate: Adopta un software de facturación compatible con Facturae antes de que sea obligatorio para evitar prisas y costes de adaptación de última hora.
Usa el formato AAAA-NNN (ej: 2025-001). Asegúrate de que no hay saltos en la secuencia. Si tienes distintos tipos de facturas, crea series separadas: serie N para nacionales, E para exportación, R para rectificativas. El número nunca puede repetirse ni omitirse.
Nombre o razón social completo, NIF/CIF válido, domicilio fiscal, y opcionalmente teléfono y email. Si eres autónomo persona física, tu nombre completo tal como aparece en el IAE. Si es SL/SA, la denominación social exacta del Registro Mercantil.
Solicita siempre el NIF/CIF antes de emitir. Para empresas europeas, verifica el VAT number en el registro VIES (ec.europa.eu/vies). Un VAT incorrecto puede anular la exención de IVA y obligarte a regularizar con intereses. Para clientes extranjeros fuera de UE, el pasaporte o número de identificación nacional.
La descripción debe ser suficientemente detallada para identificar qué se factura. Evita descripciones genéricas como "servicios varios". Incluye: qué has hecho, para qué proyecto o periodo, y cualquier acuerdo específico. Una descripción clara evita reclamaciones y facilita la deducción del IVA por el cliente.
Aplica el tipo de IVA correcto según la naturaleza del servicio (21% general, 10% bienes de primera necesidad, 4% libros/medicamentos, 0% intracomunitario/exportación). Si corresponde retención IRPF, aplica 15% (o 7% si llevas menos de 3 años de alta como autónomo profesional). Calcula siempre: Base imponible → +IVA → -Retención = Total a cobrar.
La fecha de emisión es la fecha real en que la emites. Si has entregado el servicio en un mes diferente, considera indicar también la "fecha del devengo". El plazo de pago estándar en B2B es 30 días (60 para grandes empresas). Indicarlo reduce los retrasos: "Vencimiento: 30 días fecha factura".
Guarda una copia en PDF en una carpeta organizada por año y mes. Envíala por email con asunto claro ("Factura 2025-042 — [Tu empresa]"). Conserva el justificante del envío. Registra en tu libro de facturas emitidas (requerido para el modelo 303 de IVA). Si el cliente pide formato electrónico estructurado, usa Facturae (XML).
La factura debe emitirse el día del devengo (cuando se realiza el servicio) o como máximo el último día del mes natural siguiente. Emitirla el mismo día acelera el cobro.
Si cancelas una factura antes de enviarla, emite igualmente una factura con importe 0 o una rectificativa. Un salto en la numeración es motivo de inspección en Hacienda.
Estructura: /Facturas/2025/01-Enero, /Facturas/2025/02-Febrero... Guarda tanto las emitidas como las recibidas. Facilita enormemente la preparación del trimestre.
Un NIF incorrecto invalida la factura y puede impedir que el cliente deduzca el IVA. Usa la herramienta de validación NIF de meskeIA antes de crear cada factura nueva.
Indicar el IBAN y "Pago en 30 días" reduce el tiempo medio de cobro en 7-10 días. Los clientes con flujo de caja ajustado pagan primero las facturas con fecha límite clara.
Al cerrar cada mes, cruza las facturas emitidas con los cobros recibidos. Detectar impagos en menos de 30 días duplica la probabilidad de cobro. Pasados 90 días, el riesgo de impago se dispara.